Αποτίμηση και πλεονεκτήματα του νέου λογισμικού εξόφλησης λογαριασμών ΣΕΠΠΠ

Αγαπητά Μέλη, 

Όπως όλοι γνωρίζετε, από την Πρωτομαγιά του 2015, ο Συνεταιρισμός εισήγαγε και εφαρμόζει ένα νέο λογισμικό πρόγραμμα εξόφλησης λογαριασμών, σε συνεργασία με τον Όμιλο της EpsilonNet, έναν ταχύτατα αναπτυσσόμενο όμιλο εταιριών, αναγνωρισμένο και πολλάκις βραβευμένο (ενδεικτικά με το International Trophy for Technology and Quality), ειδικευόμενο μεταξύ άλλων στους τομείς της πληροφορικής (software) και της δημιουργίας ψηφιακού περιεχομένου στο internet. Η εφαρμογή δημιουργήθηκε αποκλειστικά για τις ανάγκες του Συνεταιρισμού των Πρακτόρων της ΟΠΑΠ, ο οποίος και απέκτησε τη σχετική άδεια χρήσης. Από εδώ και στο εξής θα είναι το βασικό μας εργαλείο, καταρχάς για τις υπηρεσίες εξόφλησης λογαριασμών, αλλά και η βάση για επόμενες εμπορικές εφαρμογές και χρήσεις.

Με την πείρα που έχετε αποκτήσει στα χρόνια που ασχολείστε ως επαγγελματίες στον χώρο, θα γνωρίζετε πολύ καλά, ότι ακόμα και εταιρείες που «θεωρούνται» κολοσσοί, οποτεδήποτε και εάν επιχείρησαν τέτοιου μεγέθους ριζικές αλλαγές, όπως αυτή που τόλμησε να πραγματοποιήσει ο ΣΕΠΠΠ, το συνηθέστερο αποτέλεσμα ήταν να δημιουργούν τουλάχιστον δυσλειτουργίες στον χρήστη και να τον βάζουν σε περιπέτειες.

Το σημαντικότερο ίσως ζήτημα που αναδύεται σε τέτοιες περιπτώσεις έναρξης λειτουργίας νέων εφαρμογών, πέραν της εξοικείωσης που επέρχεται σταδιακά, είναι ότι ο χρήστης στέκεται μόνος του απέναντι στην οποιαδήποτε δυσκολία και πολύ δύσκολα μπορεί να επικοινωνήσει για να βρει λύση στο πρόβλημα του. Αυτές τις περιπτώσεις ο ΣΕΠΠΠ, τις αντιμετώπισε με τον καλύτερο δυνατό τρόπο και με την ετοιμότητα των στελεχών του, αποδεικνύοντας ότι δεν εντάσσεται στην ομάδα των αδιάφορων εταιρειών, που εγκαταλείπουν τον συνεργάτη τους αβοήθητο στις δυσκολίες, πόσω μάλλον τον μέτοχο και Μέλος τους.

Επίσης, θα πρέπει να λάβετε υπόψη ότι ένα τόσο σημαντικό εγχείρημα, όπως ήταν στη δική μας περίπτωση, εσπευσμένης μετάβασης σε νέα πλατφόρμα, χωρίς διακοπή των υπηρεσιών ούτε καν για μία ημέρα, σε συνδυασμό με την ταυτόχρονη ανάληψη της ευθύνης τεχνικής υποστήριξης από τον ίδιο τον ΣΕΠΠΠ, κατορθώθηκε μέσα σε μια νύχτα. Συνεπώς, αντιλαμβάνεστε ότι, ακόμη και με την πληρέστερη δυνατή προετοιμασία, τα λογισμικά προγράμματα είναι σχεδόν αδύνατο να προβλέψουν κατά την έναρξη, όλους τους αστάθμητους παράγοντες, που ενδεχομένως να εμφανιστούν. 

Εάν λοιπόν εξαιρέσουμε τα προβλήματα που παρουσιάστηκαν τις δύο-τρεις πρώτες ημέρες λειτουργίας και τα οποία επιλύθηκαν ακαριαία, συγκρινόμενα με την ένταση και τη μαζικότητα των ερωτημάτων σας, καθώς και με την υψηλή εισπραξιμότητα των ημερών, η μετάβαση θα πρέπει να θεωρείται επιτυχημένη, ενώ έκτοτε το πρόγραμμα λειτουργεί ομαλά και απόλυτα αξιόπιστα, αναβαθμίζεται επιπροσθέτως τακτικά

Ωστόσο από την πλευρά του, ο Συνεταιρισμός, επειδή δεν είναι μια οποιαδήποτε εταιρεία, σας ζητά συγγνώμη για τις δυσκολίες των πρώτων ημερών, συναισθανόμενος απόλυτα την όποια ταλαιπωρία σας και το αίσθημα ανασφάλειας που ενδεχομένως προκλήθηκε στην προσπάθειά σας να εξυπηρετήσετε τους πελάτες σας, που είναι και πελάτες μας.

Αποτιμώντας νηφάλια πλέον το εγχείρημα, είμαστε πεπεισμένοι, ότι η επιτυχία και η ικανοποιητική εξέλιξη αυτής της δύσκολης μετάβασης σε τόσο σύντομο χρονικό διάστημα, οφείλεται εξίσου στη σοβαρότητά σας και στην καλή επικοινωνία που επιδείξατε με τους ανθρώπους του Συνεταιρισμού, κατά τη φάση εγκατάστασης του νέου προγράμματος και αρχικής κατανόησης της λειτουργίας του. Ταυτόχρονα, το αποτέλεσμα επιβεβαιώνει το ενδιαφέρον και την υποστήριξή σας στην εξελικτική πορεία του Συνεταιρισμού σας

Επιπροσθέτως, θα πρέπει να τονισθεί, ότι η απόφαση για την απόκτηση και εφαρμογή νέου λογισμικού δεν ήταν εύκολη, ούτε έγινε απλώς για να αλλάξει κάτι, αλλά αποτέλεσε πρωτίστως υλοποίηση δεσμευτικής εντολής της πρόσφατης Γενικής Συνέλευσης. Ταυτόχρονα ήταν προϊόν μελέτης, θέλησης, ταχύτητας, αλλά και της αποφασιστικότητας που επέδειξε η Διοίκηση, ώστε να δώσει ένα τέλος στα χρονίζοντα λειτουργικά προβλήματα, που εντοπίζατε και εσείς, συμπεριλαμβανομένης της οικονομικής αιμορραγίας.

Όσον αφορά όμως τους άμεσους δέκτες των υπηρεσιών του Συνεταιρισμού, που είναι τα Μέλη του, σταχυολογώντας μερικά από τα κύρια προτερήματα του νέου προγράμματος, αναφέρουμε τα εξής:   

Ø Πιο φιλικό, μοντέρνο και λειτουργικό περιβάλλον.

Ø Απλότητα και ταχύτητα στη διαδικασία είσπραξης, που πλέον διεκπεραιώνεται με ένα απλό «enter», μειώνοντας τον χρόνο συναλλαγής στο ελάχιστο, που για τον Πράκτορα έχει μεγάλη σημασία, καθώς απασχολείται ταυτόχρονα με παράλληλες συναλλαγές.  

Ø Δυνατότητα πολλαπλής εξόφλησης λογαριασμών του ίδιου πελάτη, με αυτόματη ένδειξη του γενικού συνόλου της οφειλής του, χωρίς χειροκίνητη άθροιση.

Ø Ενημέρωση των «εκκαθαριστικών», για την επόμενη ημέρα με τις τρέχουσες ημερήσιες εισπράξεις του Μέλους και εφόσον αυτές είναι απαιτητές (δηλαδή υποχρεωτικές) την επόμενη ημέρα (αυριανές οφειλές).  

Ø Αμεσότητα στην παρακολούθηση του υπολοίπου των ορίων συναλλαγών, και με γράφημα μείωσης της μπάρας.

Ø Οι διαχωρισμοί των οφειλών τις υποχρεωτικές ημέρες γίνονται πλέον αυτόματα,το Μέλος παρεμβαίνει μόνο στις προκαταβολές, ορίζοντάς τις. Εάν καταθέτουμε ακριβώς μέχρι και το τελευταίο λεπτό, δεν απαιτείται καμία άλλη πλέον ενέργεια.

Ø Απλοποίηση της διαδικασίας ακύρωσης, καθώς υπάρχει συγκεκριμένη επιλογή στο πεδίο «τεχνική υποστήριξη», όπου στο σημείο «…», ανοίγουν όλες οι τρέχουσες συναλλαγές μας και επιλέγουμε απλά αυτή που θέλουμε να ακυρώσουμε με διπλό κλικ. Το αίτημα έρχεται αμέσως στον ΣΕΠΠΠ και σημαίνεται χρωματικά σε όλα τα στάδια της εκτέλεσής του.   

Ø Παροχή παραπάνω στατιστικών δεδομένων και επιλογών. 

Ø Δυνατότητα διαφορετικού κωδικού χρήστη, ανά υπάλληλο και βάρδια.

Ø Κρυπτογράφηση των κωδικών χρήστη, τον οποίο γνωρίζει μόνο ο ίδιος ο χρήστης του προγράμματος και κανείς άλλος, ούτε η τεχνική υποστήριξη του ΣΕΠΠΠ βάσει προδιαγραφής.  

Ø Αυτόματη έκδοση, αποστολή και αποθήκευση των μηνιαίων εκκαθαρίσεων στο ίδιο το πρόγραμμα. Το Μέλος απλά τις επιλέγει, αποθηκεύει, τυπώνει και τηρεί όπου επιθυμεί.  

Ø Ευελιξία στον σχεδιασμό και τη διόρθωση των αποδείξεων. 

Ø Αυτόματη ανανέωση κάθε 2 λεπτά των δεδομένων και των μηνυμάτων που εμφανίζονται στο πρόγραμμα. 

Ø Τήρηση αρχείου ακυρώσεων και στις καταθέσεις που αντιλογίζονται, δηλαδή ακυρώνονται και διορθώνονται στην τράπεζα, είτε στο γκισέ είτε μέσω internetbanking.

Ø Υλοποιείται ξεχωριστή εφαρμογή για αποστολή μηνυμάτων στα Μέλη, μαζικά, τοπικά ή κατά περίπτωση, με δυνατότητα απόκρισης του Μέλους από την ίδια την εφαρμογή. Μελλοντική ενδεχόμενη χρήση για έρευνες αγοράς και δημοσκοπήσεις.

Ø Υποδομή για μελλοντική αυτόματη ενημέρωση των καταθέσεων απευθείας από τον server της Εθνικής Τράπεζας, χωρίς μεσολάβηση και απασχόληση προσωπικού. 

Ø Υποδομή test περιβάλλοντος και δυνατότητα άμεσων δοκιμαστικών για την προσθήκη νέων παρόχων. Τεράστια μείωση χρόνου υλοποίησης, καθώς δεν υπάρχει εξάρτηση από τρίτο συνεργάτη. Ήδη υλοποιούνται οι υδρεύσεις Καβάλας, Πέλλας, Κιλελέρ Λάρισας και Ναυπλίου, μετά την πιο πρόσφατη ΔΕΥΑ Πάτρας (οι σχετικές συμβάσεις βρίσκονται στην ιστοσελίδα για υπογραφή από τα Μέλη). 

Ø Υποδομή για τη δημιουργία application (εφαρμογής) για κινητά τηλέφωνα με σκοπό την απομακρυσμένη παρακολούθηση. 

Το κυριότερο όμως πλεονέκτημα είναι η αυτοτέλεια και η ανεξαρτησία που πλέον απολαμβάνει ο ΣΕΠΠΠ. Αξίζει να αναφερθεί, ότι πολύ λίγες εταιρείες έχουν το ιδιαίτερο προνόμιο αποκλειστικής διαχείρισης του συνόλου των εργασιών τους, καθώς και τη δυνατότητα τήρησης και προστασίας των δεδομένων τους, την πλήρη δηλαδή επιχειρηματική διαχείριση της περιουσίας τους, καθώς όπως συνηθίζεται μέρος ή το σύνολό τους διαχειρίζονται εξωτερικοί συνεργάτες - εργολάβοι, με ό,τι συνεπάγεται αυτό. Ταυτόχρονα, η οικονομία κόστους που επιτυγχάνεται μέσω του εκσυγχρονισμού και της επένδυσης σε τεχνολογίες αιχμής θα διαφανεί άμεσα από το επόμενο έτος.

Ο Συνεταιρισμός, ανταποκρινόμενος πλήρως στις επιταγές των Συστημάτων Ποιότητας ISO που εφαρμόζει, καθώς και στις ανάγκες των Πρακτόρων, των Συνεργατών και των πολιτών, εισέρχεται δυναμικά και με σιγουριά στη νέα ψηφιακή εποχή, στο πάντοτε ανταγωνιστικό και πρόσφατα επιθετικό περιβάλλον, πάντα με γνώμονα τα συμφέροντα των Μελών του και την ανάπτυξή τους μέσω της κοινής και μοναδικής τους επιχείρησης.

Η Γεν. Διευθύντρια 

Κατερίνα Λυμπεροπούλου