Όταν ένας καταναλωτής προσέρχεται στο Πρακτορείο σας για να εξοφλήσει το λογαριασμό του, εσείς τον παραλαμβάνετε και καλό είναι πρώτα να επιβεβαιώνετε το ποσό, που πρέπει να αποδώσει ο πελάτης, και στη συνέχεια να τον περνάτε στο σύστημα, σκανάροντας τον με το ειδικό πιστολάκι (barcode scanner). Είναι ο ασφαλέστερος τρόπος για την αποφυγή άσκοπων ακυρώσεων, οι οποίες είναι χρονοβόρες. Στο σύστημα καταχωρείται και η αμοιβή/προμήθεια.  Στη συνέχεια, δίνετε την έγκριση στο πρόγραμμά σας να προχωρήσει η συναλλαγή και να τυπωθεί ητελική απόδειξη είσπραξης από τον εκτυπωτή σας, η οποία περιέχει τα πιο κάτω στοιχεία:

 

 

Αφού εισπράξετε τα χρήματα, επιστρέφετε στον πελάτη ΟΛΟΚΛΗΡΟ τον λογαριασμό (ΔΕΝ κρατάτε κανένα απόκομμα), ΜΑΖΙ με την ΑΠΟΔΕΙΞΗ ΕΙΣΠΡΑΞΗΣ. Όλα τα απαραίτητα στοιχεία για μελλοντική διασταύρωση ή έλεγχο βρίσκονται αποθηκευμένα στον server του Σ.Ε.Π.Π.Π.. Και μέσω του προγράμματος σας μπορείτε να ανατρέξετε οπουδήποτε και οποτεδήποτε το χρειαστείτε. Η συναλλαγή σας μόλις ολοκληρώθηκε και μπορείτε να προχωρήσετε στην επόμενη με τον ίδιο ακριβώς τρόπο.

 

Σημεία που πρέπει να γνωρίζετε:

 

- H προμήθεια που λαμβάνετε για την κάθε συναλλαγή λογαριασμού ΔΕΗ (με απόφαση της Γενικής Συνέλευσης της 7ης Μαρτίου 2010), είναι 0,75€, ενώ για κάθε λογαριασμό ΕΥΑΘ είναι0,80€. Το κάθε Μέλος-Εισπράκτορας είναι υποχρεωμένο (βάσει σύμβασης) να λαμβάνει αυτό το ποσό από τον πελάτη, χωρίς να έχει δικαίωμα να ζητήσει λιγότερα ή περισσότερα χρήματα. Οι προμήθειες καταβάλλονται στον Σ.Ε.Π.Π.Π. μαζί με τα ποσά των λογαριασμών. Σε ειδική παράγραφο περιγράφεται η διαδικασία της μηνιαίας επιστροφής τους από τον Συνεταιρισμό, που έχει την κεντρική διαχείριση, στον Εισπράκτορα του.

 

- H Γενική Συνέλευση επίσης όρισε, ότι σε κάθε σημείο εξοφλήσεων του Σ.Ε.Π.Π.Π. θα διατηρείται αναρτημένη καρτολίνα, η οποία ορίζει, ότι καμία συναλλαγή δεν ολοκληρώνεται ΑΝ ο πελάτης ΔΕΝ παραλάβει την ΕΞΟΦΛΗΤΙΚΗ ΑΠΟΔΕΙΞΗ.

 

- Kάθε λογαριασμός είναι και μία προμήθεια καθώς και μία απόδειξη. Δεν είναι δυνατή η εξόφληση περισσότερων του ενός λογαριασμού με μία κίνηση ή με μία καταβολή της προμήθειας ή με μία εκτύπωση απόδειξης.

 

 

Ένας πελάτης έρχεται να εξοφλήσει δυο λογαριασμούς ΔΕΗ των 100,00€ και 150,00€ και έναν λογαριασμό της ΕΥΑΘ των 20,00€. Το συνολικό ποσό που θα ζητήσετε από τον πελάτη είναι: 100,75+150,75+20,80=272,30€ (270 ευρώ για τους παρόχους και 2,30 ευρώ η συνολική προμήθεια).

 

- Ειδικά για τη ΔΕΗ, οι ληξιπρόθεσμοι λογαριασμοί της παραπέμπονται υποχρεωτικά στα ταμεία της Δ.Ε.Η, όπως και αυτοί που για οποιονδήποτε λόγο δεν είναι δυνατό να διαβαστεί ο γραμμωτός τους κώδικας από το scanner. Επίσης, κυκλοφορούν από τη Δ.Ε.Η. ορισμένοι λογαριασμοίεταιριών/καταστημάτων, που αναγράφουν διαφορετική ημερομηνία λήξης στο απόκομμα και 7 ημέρες συντομότερη στο ραβδωτό κώδικα. Και αυτοί παραπέμπονται στη Δ.Ε.Η..

 

- Ειδικά για την ΕΥΑΘ, οι λογαριασμοί μπορούν να εξοφληθούν ακόμα και εντός ενός μήνα από την αναγραφόμενη ημερομηνία λήξης. Μετά από αυτό το διάστημα, οι λογαριασμοί παραπέμπονται υποχρεωτικά στα ταμεία της ΕΥΑΘ, όπως φυσικά και αυτοί που για οποιονδήποτε λόγο δεν είναι δυνατό να διαβαστεί ο γραμμωτός τους κώδικας από το scanner.

 

 

Ακύρωση διενεργηθείσας συναλλαγής μπορεί να γίνει μόνο την ίδια ημερολογιακή μέρα. Για να ακυρώσετε λογαριασμό συμπληρώνετε την ειδική φόρμα δίνοντας τα στοιχεία της προς ακύρωση συναλλαγής. Συνιστάται πάντως, πρώτα να εισπράττετε τα χρήματα ή/και να ρωτάτε τον καταναλωτή μήπως έχει εξοφλήσει τμήμα του συνολικού λογαριασμού του (που εμφανίζεται ως ανεξόφλητο μαζί με την τρέχουσα οφειλή του) και κατόπιν να δίνετε έγκριση στο πρόγραμμα για την εξόφληση του λογαριασμού. Έτσι αποφεύγονται ενδεχόμενη καθυστέρηση και ταλαιπωρία, τόσο δική σας όσο και του πελάτη σας.

 

 

Αναφορικά με τη διαδικασία κατάθεσης των εισπράξεων, η τυπικότητα στην οποία είναι και η καλύτερη εγγύηση για την επιτυχία του Σ.Ε.Π.Π.Π., παρακαλούμε διαβάστε πολύ προσεκτικά τα παρακάτω:

 

Οι λογιστικές περίοδοι εξοφλήσεων για ΔΕΗ και ΕΥΑΘ είναι δύο και δύο συνεπώς είναι οι βασικές και υποχρεωτικές ημέρες κατάθεσης των εκκαθαριστικών στην Εθνική Τράπεζα. Οι εξοφλήσεις που πραγματοποιούνται Τρίτη, Τετάρτη και Πέμπτη κατατίθενται ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΑ την Παρασκευή. Και οι εξοφλήσεις Παρασκευής, Σαββάτου, Κυριακής και Δευτέρας ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΑ την Τρίτη. Με πολύ απλά λόγια πηγαίνουμε πάντοτε για κατάθεση κάθε Τρίτη και κάθε Παρασκευή, αν έχουμε εισπράξει έστω και έναν λογαριασμό, όσο μικρός και αν είναι αυτός και ασχέτως αν το πλαφόν μας έχει ακόμα περιθώριο. Για τον ΟΤΕ, οι βασικές και υποχρεωτικές ημέρες κατάθεσης των εκκαθαριστικών είναι Δευτέρα, Τετάρτη και Παρασκευή.

 

Οι αριθμοί λογαριασμών στους οποίους καταθέτετε (μέσω του συστήματος 4300), είναι οι:

 

 

 

- Για κάθε κατάθεση θα δίνετε απαραιτήτως τον εννιαψήφιο μυστικό κωδικό σας (ο ταμίας δεσμεύεται από εμπιστευτικότητα), το ονοματεπώνυμο σας και την αιτιολογία (πχ. "ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΙ ΔΕΗ" ή "ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΙ ΛΟΙΠΩΝ"). Χωρίς αυτά ΔΕΝ θα πραγματοποιείται συναλλαγή.

- Για κάθε κατάθεση σε αυτούς τους λογαριασμούς (που παρακολουθούνται online από τον Σ.Ε.Π.Π.Π.) πληρώνετε στην Εθνική Τράπεζα μια μικρή προμήθεια 0,70€, ακριβώς για το διπλοτσεκάρισμα των καταθέσεων από του ταμίες και την παρακολούθηση τους σε πραγματικό χρόνο από τον Συνεταιρισμό.

 

- Οι καταθέσεις γίνονται σε οποιοδήποτε Κατάστημα της Εθνικής Τράπεζας σας εξυπηρετεί καλύτερα, ακόμα και σε διαφορετική πόλη. Και όχι απαραίτητα σε αυτό, στο οποίο κάνατε τη διαδικασία ανοίγματος του δικού σας λογαριασμού όψεως.

 

- Οι καταθέσεις αυτές γίνονται μόνο στα Ταμεία της Τράπεζας (όχι ακόμα με e-banking και όχι από ATM. Μελλοντικά η Εθνική έχει δεσμευτεί ότι θα παράσχει τη δυνατότητα κατάθεσης και στα αυτόματα μηχανήματα της, κάτι που προς το παρόν δεν είναι δυνατό, αφού τα ΑΤΜ λειτουργούν με τετραψήφιο κωδικό και τα Μέλη του Σ.Ε.Π.Π.Π. έχουν εννιαψήφιους. Η έναρξη των εργασιών του Σ.Ε.Π.Π.Π. όμως, με ό,τι συνεπάγεται αυτή και για το αναμενόμενο κέρδος της Εθνικής, θα δικαιολογήσει σύντομα την έγκριση του σχετικού κονδυλίου και την απαραίτητη τροποποίηση στο σύστημα της προς διευκόλυνση όλων των Μελών.

 

- Επίσης, η Εθνική θα εξετάσει και το ήδη υποβληθέν αίτημα μας για χορήγηση προτεραιότητας κάθε Τρίτη και κάθε Παρασκευή στα Μέλη του Σ.Ε.Π.Π.Π., ακριβώς λόγω του όγκου των εισπράξεων που θα καταβάλλονται από το Δίκτυο μας. Προς το παρόν, αυτό μπορεί να επιλυθεί με δική σας συνεννόηση με το Κατάστημα στο οποίο θα πηγαίνετε (μιλήστε με τον Διευθυντή μεμονωμένα ή ακόμα και όλα τα Μέλη μίας περιοχής).

 

- Το ποσό της κατάθεσης-οφειλής σας στον Σ.Ε.Π.Π.Π. κάθε Τρίτη και Παρασκευή (αξία λογαριασμών συν προμήθεια) θα αποτυπώνεται στο πρόγραμμα σας στο πεδίο "Προς κατάθεση". Η ενημέρωση αυτή θα είναι διαθέσιμη από τα μεσάνυχτα κάθε Δευτέρας και κάθε Πέμπτης. Εναλλακτικά, θα επιλέγετε εσείς τις περιόδους για τις οποίες θέλετε ενημέρωση εισάγοντας απλά τις (σωστές εννοείται) ημερομηνίες.

 

- Οι καταθέσεις στα Ταμεία της Εθνικής θα έχουν ολοκληρωθεί χωρίς καμία εξαίρεση, την Τρίτη έως τις 14:30 ΑΚΡΙΒΩΣ και την Παρασκευή έως τις 14:00 ΑΚΡΙΒΩΣ. Στις 14:31 και στις 14:01 ακριβώς, παράγεται αυτόματα αρχείο όσων Εισπρακτόρων δεν κατέβαλαν την οφειλή τους ή την κατέβαλαν μειωμένα και η Εθνική θα μεταφέρει το ποσό της οφειλής από τους ατομικούς λογαριασμούς σας στο λογαριασμό του Σ.Ε.Π.Π.Π.. Και τότε, η χρήση ποσού της υπερανάληψης ή της ήδη δεσμευμένης κατάθεσης σας, θα συνεπάγεται ισόποση μείωση του πλαφόν σας μέχρι να συμπληρώσετε τη διαφορά και να ενημερωθεί ο Σ.Ε.Π.Π.Π. από την ίδια την Εθνική, χρηματική ποινή ύψους 10,00€ επιτόπου (βλέπε Σύμβαση Εισπράκτορα), ενώ για όσους το ποσό 'τραβηχτεί' από την υπερανάληψη, θα χρεωθούν επιπλέον τα 200€ διαχειριστικά έξοδα, σε ετήσια βάση, της Εθνικής Τράπεζας για την ενεργοποίηση της κάλυψης που παρέχει και θα οφείλετε και τους αντίστοιχους τόκους έως την αποπληρωμή του ποσού που χρησιμοποιήθηκε.

 

Αν λοιπόν κάποιος Εισπράκτορας πάει στην Εθνική για καταβολή της οφειλής του κοντά στη λήξη του ωραρίου της Τράπεζας, διατρέχει τον κίνδυνο να εξυπηρετηθεί μεν από τον Ταμία (αφού όποιος μπαίνει πριν κλειδώσουν οι πόρτες εξυπηρετείται), η καταβολή του όμως να είναι ως μη γενόμενη, αφού θα εισαχθεί στο σύστημα του Σ.Ε.Π.Π.Π. μετά τις 14:31 ή τις 14:01 αντίστοιχα.

 

 

Για την κατάθεση της Παρασκευής 18 Φεβρουαρίου, ελέγχετε (βλέπε ανωτέρω) τί εισπράξεις κάνατε στο διάστημα από Τρίτη 15 Φεβρουαρίου έως και Πέμπτη 17 Φεβρουαρίου. Το πρωί της Παρασκευής βλέπετε στο πρόγραμμα το πεδίο "Ποσό προς κατάθεση". Το ποσό που αντιστοιχεί στη ΔΕΗ, το καταθέτετε στο λογαριασμό 103480110-56. Αντίστοιχα, το ποσό προς κατάθεση των λοιπών παρόχων το καταθέτετε στο λογαριασμό 103480123-77.

Καταβάλλοντας έγκαιρα το ποσό στον αντίστοιχο λογαριασμό του Σ.Ε.Π.Π.Π., ενημερώνεται (πιστώνεται) άμεσα και το αντίστοιχο πεδίο "Υπόλοιπο" στο πρόγραμμα των εξοφλήσεων.

 

Στην περίπτωση που καταθέσετε λιγότερα (ή καθόλου) χρήματα; Σε αυτή την περίπτωσηέχετε δώσει δικαίωμα στον Σ.Ε.Π.Π.Π. (με την υπογραφή της πάγιας εξουσιοδότησης αναλήψεων και παροχής πληροφόρησης κατά το άνοιγμα του ειδικού λογαριασμού όψεως) να δώσει εντολή στην Εθνική Τράπεζα να καλύψει την οφειλή σας τραβώντας το ποσό από τον δικό σας ειδικό λογαριασμό όψεως και να τα πιστώσει στον αντίστοιχο λογαριασμό  του Σ.Ε.Π.Π.Π., απ’ όπου εν συνεχεία μεταφέρονται στον πάροχο. Με αυτόν τον τρόπο, ο Σ.Ε.Π.Π.Π εισπράττει πάντοτε τα εκκαθαριστικά και η οι πάροχοι πάντοτε λαμβάνουν το σύνολο των εισπράξεων που, μέσω των Εισπρακτόρων του, πραγματοποίησε ο Σ.Ε.Π.Π.Π.

 

Εσείς όμως από την άλλη πλευρά, θα χρωστάτε στην Εθνική Τράπεζα ένα δάνειο, ίσο με το ποσό που έπρεπε να καταθέσετε, επιβαρυμένο με τόκους, με ετήσια διαχειριστικά έξοδα ύψους 200,00€, καθώς και 10,00€ ευρώ εφάπαξ ποινή στον Σ.Ε.Π.Π.Π. (Σύμβαση Σ.Ε.Π.Π.Π.-Εισπράκτορα Αρ.4 παρ.6). ?ρα θα πρέπει να είστε πολύ προσεκτικοί και, κατ' επέκταση, πολύ τυπικοί στις υποχρεώσεις σας.

Και τί γίνεται στην περίπτωση που καταθέσετε περισσότερα χρήματα; Σε αυτή την περίπτωση, τα επιπλέον χρήματα πιστώνονται στο πλαφόν σας. Δηλαδή, το "Υπόλοιπό" σας θα είναι μεγαλύτερο από το "Όριο".

 

 

 

Είναι πιθανό, κατά τη διάρκεια της λογιστικής περιόδου και λόγω π.χ. λήξης των λογαριασμών στην περιοχή σας, να πλησιάζετε το όριο του πλαφόν σας και άρα να κινδυνεύετε να σας κλειδώσει το σύστημα και να μην μπορείτε να εξοφλείτε. Για να μη συμβεί αυτό προνοείτε. Πώς; Καταθέτετε και τη Δευτέρα, την Τετάρτη ή την Πέμπτη. Καταβάλλοντας το ποσό που επιθυμείτε στον αντίστοιχο λογαριασμό του Σ.Ε.Π.Π.Π., το πλαφόν σας ενημερώνεται άμεσα και μπορείτε να συνεχίσετε τις εξοφλήσεις σας κανονικά. Προσοχή όμως! Και σε αυτές τις περιπτώσεις η βασική υποχρέωση για κατάθεση και Παρασκευή και Τρίτη εξακολουθεί να ισχύει στο ακέραιο, αφαιρώντας βέβαια το ποσό της προκαταβολής σας.

 

 

Η προμήθεια που εισπράττετε από τον καταναλωτή για κάθε εξοφλούμενο λογαριασμό αποδίδεταιμαζί με την αξία των λογαριασμών στον Σ.Ε.Π.Π.Π. όπως θα περιγραφεί αναλυτικά παρακάτω. Ο Σ.Ε.Π.Π.Π. είναι ο κεντρικός φορέας διαχείρισης και κάθε μήνα θα επιστρέφει σε κάθε Εισπράκτορα του, το καθαρό ποσό που του αντιστοιχεί με βάση το συνολικό αριθμό των λογαριασμών που έχει εξοφλήσει τον προηγούμενο μήνα και αφού παρακρατήσει τον αναλογούντα προς απόδοση φόρο (20% επί της μικτής προμήθειας). Η πίστωση της προμήθειας σας θα γίνεται σε έναν τραπεζικό λογαριασμό ταμιευτηρίου της Εθνικής Τράπεζας, διαφορετικό από τον ειδικό λογαριασμό όψεως που έχετε ήδη ανοίξει. Για να μας ενημερώσετε ποιος είναι ο λογαριασμός ταμιευτηρίου, μας στέλνετε με ένα φαξ (στο 210-5236367) την πρώτη σελίδα του βιβλιαρίου σας, όπου αναγράφεται ο αριθμός του λογαριασμού και το ονοματεπώνυμό σας.

 

Όσοι λειτουργείτε με το σύστημα της υπερανάληψης διαθέτετε ήδη έναν (αυτόν για το οποίο σας έδωσε βιβλιάριο η Εθνική Τράπεζα και τον συνέδεσε με τον όψεως σας). Όσοι λειτουργείτε με δική σας καταβολή χρημάτων ως ανώτατο όριο συναλλαγών και κάλυψη των εισπράξεων σας, θα πρέπει να ανοίξετε και έναν τέτοιο απλό λογαριασμό στην Εθνική Τράπεζα (αν δεν έχετε ήδη) και από τον οποίο θα μπορείτε να κάνετε αναλήψεις.

 

Έως την δέκατη πέμπτη ημέρα κάθε ημερολογιακού μήνα, θα σας αποστέλλεται και μίαεκκαθάριση με φορολογική σήμανση, στην  οποία θα καταγράφονται αναλυτικά τα οικονομικά στοιχεία του προηγούμενου ημερολογιακού μήνα (συνολικές εισπράξεις που κάνατε, σύνολο προμήθειας, ποσό παρακράτησης φόρου, καθαρή επιστρεφόμενη προμήθεια) για να την περνάτε στα βιβλία εσόδων-εξόδων. Στην αρχή κάθε χρόνου θα σας αποστέλλεται μία ετήσια βεβαίωση παρακράτησης φόρου, για τη φορολογική σας δήλωση. Υπενθυμίζουμε ότι οι δραστηριότητες είσπραξής λογαριασμών των Πρακτόρων-Μελών του Σ.Ε.Π.Π.Π. -και μόνο αυτών-είναι απαλλαγμένες από Φ.Π.Α. με σχετική ΠΟΛ του Υπουργείου Οικονομικών.